زبان تخصصی

استاد رضایی

ایمیل استاد: hatmansar@yahoo.com

دانلود فایل متن

دانلود فایل لغت ها

با تشکر خانم قاسم زاده

How to prevent situations from becoming crises

چگونه از موقعیتهای بحرانی جلوگیری می شود.

There are ten steps a company organization or institution needs to take or have in place to hopefully prevent a crisis, quickly close the crisis, or to meet the crisis as a challenge and create a positive opportunity.

10 مرحله وجود دارد که یک شرکت ، سازمان یا مؤسسه لازم است تا امیدوارانه بتواند از یک بحران جلوگیری کند. (به سرعت بحران را ببندد) و یا با آن بحران به صورت موضوعی چالش برانگیز برخورد نماید و از آن فرصتی مثبت ایجاد نماید.

  1. Anticipate and Have A Plan

پیش بینی کنید و برنامه داشته باشید.

Anticipate every possible crisis and ask “what if…?”

همه بحرانهای احتمالی را پیش بینی کنید و این سوال را بپرسید. چه می شود اگر …؟

for every possible incident and scenario that can be envisaged.

برای هرکدام از وقایع و سناریوهای ممکن که می تواند پیش بینی شود.

Organize a crisis management and communications team, and then create a detailed plan to communicate and be in a position to control the message to the media and all publics.

مدیریت بحران و تیم های ارتباطی را سازماندهی کنید و سپس برنامه را با جزئیات تهیه نمایید تا ارتباط لازم برقرار شود و در موقعیت قرار بگیرد تا پیامهای مربوط به رسانه ها و کلیه مخاطبین را کنترل نماید.

2.Respond Immediately

به سرعت پاسخ دهید.

When a crisis strikes, respond immediately.

هنگامیکه بحرانی رخ می دهد به سرعت پاسخ دهید.

Have the spokesperson prepared and ready to go.

سخنگو را آماده کنید.

Follow the steps outlined in the crisis communications plan and put the team into action.

بدنبال مراحل مشخص شده در برنامه مربوط به ارتباطات در بحران باشید و گروه مورد نظر را به منظور اقدامات لازم بکار بگمارید.

The first few hours are most important in establishing credibility and building  public trust and believability.

چند ساعت اول بواسطه اعتبار بخشی و ایجاد اعتماد عموم و باور پذیری بسیار مهم است.

Do not stonewall.

تاخیر نکنید.

Be responsive to the media and inform the people who need to be kept informed. especially employees, shareholders, vendors and customers.

به رسانه ها پاسخگو باشید و کسانی را که به آگاهی نیاز دارند آگاه کنید بخصوص کارمندان ، سهامداران ، فروشندگان و مشتریان.

The communications plan should do a “What if … ? ”

طرح ارتباطات یا برنامه ارتباطات بایستی پرسش چه می شود اگر … ؟ را مطرح کند.

for all potential situations , and in many cases a news release can already be prepared for media distribution .

برای همه وضعیت های بالقوه ، در بسیاری از موارد انتشار اخبار در بخشهای خبری می تواند آماده باشد.

For example, if a crisis team believes the company may be a target for a labor strike, a news release can be prepared, approved by all concerned and put on the shelf for future use.

برای مثال اگر گروهی که با بحران مواجه است باور کند که هدف شرکت اعتصاب کارگری است این موضوع می توان در انتشار خبر ارائه شود ، توسط تمامی ارکان مهم تایید شود و بمنظور بهره برداری در آینده در جای مناسب نگهداری شود.

One former client faced a situation where the two top officers traveled frequently, and might not be reachable for a quick response to the media.

یکی از مشتریان سابق با وضعیتی مواجه شد که طی آن دو تن از مأموران ارشد بدفعات مسافرت می کردند و به همین دلیل قادر به واکنش سریع در رسانه ها نبودند.

Having a pre-approved news release would allow the company to quickly respond until the top executive could be reached.

به منظور تصویب انتشار خبر به شرکت اجازه داده می شود تا زمان رسیدن مدیر ارشد به سرعت پاسخ دهند.

3.Do Not Overtalk

پر گویی نکنید.

Just the opposite of stonewalling, do not overtalk or release information without having all of the facts.

درست برعکس انزوا طلبی ، لطفاً بدون آنکه از تمامی حقایق موجود مطلع نشده اید پرگویی نکنید و یا اطلاعات را انتشار ندهید.

Never speculate on what may or may not be happening.

به آن چیزی که ممکن است اتفاق بیفتدد و یا نیفتدد فکر نکنید.

Be sure to analyze each situation for its newsworthiness.

مطمئن باشید که تمام موقعیتها (وضعیتها) را به منظور ارزش خبری آن تجزیه و تحلیل می کنید.

Some information may not warrant media attention.

برخی از اطلاعات ممکن است توجه رسانه ها را به خود جلب نکند.

Former White House Press Secretary Marlin Fitzwater said: “You don’t have to explain what you don’t say.”

سخنگوی مطبوعاتی پیشین کاخ سفید مارلین فیتزواتر گفت : مجبور نیستید برای آنچه که نگفته اید توضیح دهید.

You don’t have to answer every question.

مجبور نیستید به هر سوالی پاسخ دهید.

Just because a question is asked doesn’t mean you have to answer, but you should have some kind of response .

به صرف سوالی که پرسیده می شود به این معنا نیست که مجبور به پاسخ دهی هستید شما باید چند نوع پاسخ آماده داشته باشید.

In any crisis there are questions that you simply cannot or should not answer.

در هر بحرانی سوالاتی وجود دارد که به سادگی نمی توان به آن پاسخ داد و یا نباید به آن پاسخ داد.

Hypothetical questions, proprietary questions and speculative questions should be politely turned away.

سوالات فرضی ، سوالات اختصاصی و سوالات ذهنی بایستی مودبانه و به نوبت پرسیده شود.

The spokesperson needs to be trained and reminded that he cannot be expected to know the answer to every question asked.

لازم است سخنگو آموزشهای ضروری ببیند و به خاطر داشته باشد که نمی توان از او انتظار داشت پاسخ هر پرسشی که از او سوال می شود را بداند.

But never withhold information that should be disclosed.

اما هرگز از اطلاعاتی که بایستی فاش شود ممانعت به عمل نیاورد.

4. Always Tell the Truth

همیشه حقیقت را بگوید.

Never lie or deceive the media or public with misinformation.

هرگز دروغ نگوید و یا با اطلاعات غلط رسانه ها و یا افکار عمومی را فریب ندهید.

Sir Winston Churchill once said: “A lie gets halfway around the world before the truth has a chance to get its pants on.

آقای وینیستون چرچیل یک مرتبه گفت :"تا حقیقت شلوارش را بپوشد دروغ نیمی از جهان را پیموده است."

” It is all right to say “I don"t know” if you don"t have the facts.

اگر حقیقت مطلبی را نمی دانید درست این است که بگویید نمی دانیم.

The media and public will respect you for that, and know that you are telling the truth.

رسانه ها و افکار عمومی به آنچه می گوید احترام می گذارد و می دانند که حقیقت را می گوید.

 Never speculate. هرگز افکار شخصی خود را بیان نکنید.                         

Colin Powell said it is best to get facts out as soon as possible, even when new facts contradict the old.

کولین پاول این طور گفت : بهتر است حتی المقدور حقایق به سرعت انتشار یابد حتی در زمانیکه حقایق جدید، حقایق قدیمی را نقض کند.

 “Untidy truth is better than smooth lies that unravel in the end anyway,” he wrote in his book, My American Journey.

او در کتابش به نام سفرهای آمریکای من چنین نوشت : حقیقت تلخ بهتر از دروغ مصلحت آمیزی است که در هر صورت در پایان فاش می شود.

According to a survey conducted by the Porter/Novelli public relations firm, 95% of people are more offended about a company lying about the crisis than the crisis itself.

مطابق با مطالعات آماری انجام شده توسط موسسه روابط عمومی پورتر نوولی 95درصد مردم بیشتر از بحرانی که شرکتی را دربرگرفته آسیب می بینند تا خود بحران.

 Even worse, 57 percent polled believe that companies either withhold negative information or lie.

حتی بدتر از آن در یک نظر سنجی 75 درصد باور دارند که شرکتها یا از ارائه اطلاعات منفی دریغ می ورزند و یا دروغ می گویند.

However, if you are in a crisis in a political campaign in the State of Washington, the state"s Supreme Court, in a 5-4 decision, declared that lying is not unconstitutional, or, put another way, it"s just fine.

در هر صورت اگر شما در شرایط بحرانی در یکی از کمپین های سیاسی در ایالات واشنگتن هستید (دادگاه عالی ایالتی)در 4 تا 5 مورد تصمیم گیری اظهار کرده است که دروغ گویی خلاف قانون اساسی نیست و یا در بعضی از مواقع ممکن است درست هم باشد.

Some smart ways to create more productive meetings

چند روش هوشمندانه به منظور تشکیلات جلسات پُر بارتر

1.Ask for documented information before the meeting

1- پیش از جلسه اطلاعات مستندات را دریافت کنید.

When people are asked to table information that can be circulated ahead of a meeting, the material is less likely to sway the contributions of others than verbal discussions at the meeting – when personalities can dominate discussion.

وقتی از اشخاص خواسته می شود تا اطلاعاتی را تا پیش از جلسه به صورت جدول ارائه می شود این اطلاعات احتمال کمی دارد که به دست اشخاص دیگری برسد که در جلسه مباحث شفاهی را دنبال می کند و در زمانیکه کلیه پرسنل می توانند در موضوع بحث مسلط باشد.

Such documentation, even if brief, allows greater participation from the quieter members of the group.

برخی از مستندات ولو اینکه مختصر باشد به اعضا گروه که کمتر صحبت می کنند اجازه می دهد که حضور پُر رنگ تری داشته باشند.

A similar technique can be used for training sessions and workshops.

تکنیک مشابهی را می توان برای جلسات و کارگاههای آموزشی مورد استفاده قرار داد.

Participants can be asked to consider a problem from quiet reflection rather than being expected to give an immediate response in which the discussion is led by the quickest (often the loudest) thinkers.

می توان از شرکت کنندگان یا حضار پرسید که مسئله را با انعکاس آرامی مطرح کنند تا اینکه از آنان انتظار داشته باشیم پاسخ سریع ارائه دهند که ممکن است بحث را به عکس العمل سریعی و اغلب با صدای بلند بکشاند.

Being quick doesn’t necessarily mean the best quality input.

سریع بودن لزوماً به معنای کیفیت بالا در ارائه مطلب نیست.

2. Ensure the leader speaks last

مطمئن باشید که رهبر گروه آخرین فردی است که صحبت می کند.

Have you been at meetings where the leader jumps in with their thoughts, which dominate the ensuing discussion?

آیا در جلسه ای شرکت کرده اید که ریاست جلسه با افکارش بخواهد کنترل جلسه را به دست گیرد؟

This leads to ‘groupthink’ where people merely echo and paraphrase the leader’s comments, especially if it is their boss or a senior manager.

این امر منجر می شود به اینکه مجموعه گروه شرکت کننده در جلسه صرفاً ارائه دهنده نقطه نظرات و بازتاب رفتار رهبر گروه باشند بخصوص اگر این شخص رئیس یا مدیر ارشدشان باشد.

The best approach is for the leader to ask for comments and be the last person to put their point of view.

بهترین رویکرد برای رئیس جلسه این است که (از دیگران) توضیحات را بخواهد و آخرین شخصی باشد که نقطه نظرات را ارائه می دهد.

The opinions of others should be sought first before the leader offers their take on things.

در ابتدا می بایست نقطه نظر دیگران پرسیده شود قبل از آنکه ریاست جلسه موارد مطرح شده آنان را ارائه دهد.

This makes a big difference to the quality of output.

این امر تفاوت آشکاری در کیفیت خروجی کار ارائه می دهد.

The five big organizational questions

5 سوال مهم سازمانی

Organizations need to ride out tough times.

سازمانها نیاز دارند تا از اوقات سخت خود به سلامت بگذرند.

They need to adapt to changed conditions, and they need to communicate to all key stakeholders what the changed priorities are during difficult periods.

آنها نیاز دارند که با شرایط تغییر یافته خود را وفق دهند و لازم است تا با تمام ذینفعان اصلی برای آنچه که با اولویت های تغییر یافته در طول دوران بحرانی بوده ارتباط برقرار کنند.

The current world recession is clearly one of those times.

بحران اقتصادی جهانی در حال حاضر به طور روشن یکی از این دوران ها است.

So what sort of information is important to communicate during difficult times?

بنابراین (سوالی که مطرح می شود این است که) چه نوع اطلاعاتی در طول دوران بحران برای برقراری ارتباط مهم است ؟

It is important to get back to fundamentals and to communicate those fundamentals to people who are important to the organization – your key stakeholders.

مهم است که به مسائل اصلی (بنیادی ، کلیدی) بازگردیم این مسائل بنیادی را با اشخاصی که برای سازمان مهم هستند یعنی ذینفعان کلیدی ربط دهید.